prio‑task Hilfe & Handbuch

Herzlich willkommen in der umfassenden Hilfeseite zu prio‑task, deinem flexiblen Aufgabenmanagement-Tool. Hier findest du eine detaillierte Übersicht über die Vorteile, das vollständige Funktionsangebot sowie praktische Tipps und Versionshinweise.

A: Was ist prio‑task und warum solltest du es einsetzen?

prio‑task ist ein Aufgaben- und Projektmanagement-Tool, das dich in den Mittelpunkt stellt. Es wurde entwickelt, um dir das Arbeiten so einfach und effektiv wie möglich zu machen und deine persönlichen Anforderungen optimal zu unterstützen.

  • Effektives Aufgabenmanagement: Behalte alle To-dos und Projekte an einem Ort im Blick, ohne unnötigen Schnickschnack.
  • Intuitive Bedienung: Du kannst zügig neue Aufgaben erstellen, priorisieren und mit wenigen Klicks in den passenden Status überführen.
  • Optionale Delegation: Auf Wunsch kannst du deine Aufgaben an andere Personen weitergeben, entweder an vernetzte prio‑task-Nutzer oder via E-Mail, an belibige Personen.
  • KI‑Unterstützung: Mit dem integrierten Pomodoro-Timer und optionaler KI-Funktion (ChatGPT) erhältst du Zusammenfassungen und Vorschläge, die deinen Workflow beschleunigen.
  • Datensicherheit: Deine Daten liegen DSGVO-konform in einem AWS‑Rechenzentrum in Frankfurt. Nur bei Verwendung der KI-Funktion werden Inhalte anonymisiert an ChatGPT gesendet.

Warum prio-task?
prio‑task fokussiert sich ausschließlich auf dich und deine Produktivität. Die minimalistische Oberfläche, die integrierte KI-Unterstützung und die flexible Delegationsmöglichkeit – intern oder extern – machen prio‑task zu einer einzigartigen Lösung, die sich nahtlos in deinen Alltag integrieren lässt.

B: Das komplette Handbuch – Funktionen & Beispiele

Im Folgenden erhältst du einen Überblick über sämtliche Hauptfunktionen von prio‑task, damit du das volle Potenzial ausschöpfen kannst. Jede Funktion wird anhand von Beispielen erklärt.

1. Kategorien erstellen

Kategorien sind die oberste Organisationsstruktur in prio‑task. Sie helfen dir, Aufgaben in sinnvolle Gruppen wie „Projekte", „Kunden", „Studium" oder „Persönlich" aufzuteilen.

Beispiel:
Klicke im Dashboard oben auf „Kategorie neu" (Symbol: ). Es öffnet sich ein kleines Modal-Fenster, in dem du den Namen deiner neuen Kategorie eingibst, z. B. „Marketing-Kampagne". Anschließend klickst du auf „Speichern".
  • Du kannst bis zu 10 Kategorien anlegen und diese in den Einstellungen verschieben.
  • Für jede Kategorie wird auf dem Dashboard ein Button angezeigt, mit dem du filtern oder direkt eine neue Aufgabe erstellen kannst.
  • prio-tsk wählt eine Kategorie-Farbe, um sie schneller wiederzuerkennen.

2. Aufgaben („Tasks") anlegen & verwalten

Sobald eine Kategorie existiert, kannst du darin Aufgaben erstellen. Jede Aufgabe kann Titel, Beschreibung, Frist, Priorität und Status enthalten. Die Aufgabe wird sofort nach Wichtigkeit einsortiert.

Beispiel:
  • Klicke im Dashboard auf den Button neben deiner gewünschten Kategorie. Ein Modal-Fenster namens „Neues ToDo hinzufügen" öffnet sich.
  • Gib Titel, Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum und die Priorität (1–10) ein.
  • Speichere deine Eingabe – die neue Aufgabe erscheint sofort in deiner Liste.

Anschließend hast du verschiedene Möglichkeiten:

  • Bearbeitungsmodus aufrufen: Klicke auf eine Aufgabe, um sie zu bearbeiten. Hier lassen sich Titel, Beschreibung, Datum und Priorität ändern.
  • Status ändern: Du kannst Aufgaben zwischen den Status to do, do, send, back und done wechseln. Diese beschreiben grob deinen aktuellen Fortschritt oder spezielle Workflow-Schritte (z. B. „send" für externe Freigaben, „back" für Feedback-Schleifen).
  • Abgeschlossene Aufgaben: Der Status "done" verschiebt die Aufgabe in den "Papierkorb", den du unter "Fertige Aufgaben" findest. Hier kannst du sie permanent löschen oder reaktivieren.
  • Automatisches Speichern: Jede Änderung wird automatisch gesichert, sodass du keine Daten verlierst.
A. Einfache Tasks

Um eine neue Aufgabe anzulegen, klicken Sie auf den "Neue Aufgabe" Button. Sie können dann:

  • Einen Titel für die Aufgabe eingeben
  • Eine Beschreibung hinzufügen
  • Eine Kategorie auswählen
  • Eine Priorität festlegen (1-5)
  • Ein Fälligkeitsdatum setzen
B. Wiederkehrende Tasks

Wiederkehrende Tasks sind eine neue Funktion, die es Ihnen ermöglicht, regelmäßig anfallende Aufgaben automatisch zu erstellen. Sie finden diese Funktion in den Einstellungen unter "Wiederkehrende Tasks".

Hier können Sie:

  • Einen Titel und eine Beschreibung für die wiederkehrende Aufgabe festlegen
  • Die Kategorie auswählen, in der die Tasks erscheinen sollen
  • Die Priorität für die erstellten Tasks setzen
  • Das Intervall bestimmen (täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich)
  • Bei wöchentlichen Tasks die Wochentage auswählen
  • Bei monatlichen Tasks den Tag im Monat festlegen
  • Bei jährlichen Tasks den Tag und Monat bestimmen
  • Die Anzahl der Tage festlegen, die vor dem Erstellungsdatum als Fälligkeitsdatum gesetzt werden

Die Tasks werden automatisch im Hintergrund erstellt und erscheinen erst, wenn sie fällig werden. So können Sie beispielsweise:

  • Regelmäßige HU-Termine für Ihr Auto planen
  • An die Mülltonnen erinnern
  • Wiederkehrende Abrechnungen im Blick behalten
  • Tägliche Routinen und Aufgaben integrieren
C. Task-Verwaltung

Anschließend hast du verschiedene Möglichkeiten:

  • Bearbeitungsmodus aufrufen: Klicke auf eine Aufgabe, um sie zu bearbeiten. Hier lassen sich Titel, Beschreibung, Datum und Priorität ändern.
  • Status ändern: Du kannst Aufgaben zwischen den Status to do, do, send, back und done wechseln. Diese beschreiben grob deinen aktuellen Fortschritt oder spezielle Workflow-Schritte (z. B. „send" für externe Freigaben, „back" für Feedback-Schleifen).
  • Abgeschlossene Aufgaben: Der Status "done" verschiebt die Aufgabe in den "Papierkorb", den du unter "Fertige Aufgaben" findest. Hier kannst du sie permanent löschen oder reaktivieren.
  • Automatisches Speichern: Jede Änderung wird automatisch gesichert, sodass du keine Daten verlierst.

3. Delegation von Aufgaben

prio‑task erlaubt dir, Aufgaben an andere Personen zu übertragen – sowohl an vernetzte Benutzer als auch an externe E-Mail-Adressen.

4. Einfache To-Do Listen

Neben den klassischen Tasks bietet prio-task auch einfache To-Do Listen an, die sich besonders für schnelle, unkomplizierte Aufgaben eignen:

  • Einkaufsliste: Erstellen Sie eine Liste mit allen benötigten Artikeln und haken Sie diese nach und nach ab, während Sie einkaufen.
  • Projektabnahme: Führen Sie eine Checkliste mit allen zu prüfenden Punkten, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.
  • Reisevorbereitung: Packliste mit allen wichtigen Dingen, die nicht vergessen werden dürfen.

Der Hauptunterschied zu normalen Tasks liegt in der Einfachheit: To-Do Listen haben keine Prioritäten oder Fälligkeitsdaten, sondern dienen als reine Abhaklisten. Sie sind ideal für wiederkehrende oder einfache Aufgaben, bei denen es nur um das Abhaken geht.

5. E-Mailinbox

Du kannst eingehende E-Mails automatisch in Aufgaben umwandeln (z. B. durch Weiterleitung). prio‑task erkennt Betreff und Inhalt (aktuell keine Dateianhänge) und legt daraus neue Aufgaben im "Eingang" an.
Tipp: Deine persönliche E-Mail-Adresse für die automatische Weiterleitung findest du in den Einstellungen. Dort kannst du sie kopieren.

Beispiel:
  • Leite eine wichtige Kunden-E-Mail an dein-prio-task-Postfach weiter.
  • In prio‑task erscheint die E-Mail als neue Aufgabe in der Kategorie Eingang.
  • Von dort aus kannst du die Aufgabe weiterbearbeiten, Fristen setzen oder direkt delegieren.

6. Filter, Suche & Sortierung

Damit du auch bei vielen Aufgaben den Überblick behältst, stehen dir umfassende Filter- und Suchfunktionen zur Verfügung:

  • Kategorien filtern: Aktiviere oder deaktiviere einzelne Kategorien-Filter per Klick auf den entsprechenden Button im oberen Dashboard-Menü.
  • Status-Filter: Nutze die Buttons "do", "send" oder "back", um gezielt Aufgaben in einem bestimmten Workflow-Schritt zu sehen.
  • Globale Suche: Über das Such-Icon kannst du einen Suchbegriff eingeben. prio‑task zeigt dir passende Ergebnisse an. Ein Klick führt dich direkt zur Detailansicht.
  • Sortierung: In den aktuellen Versionen erfolgt die Sortierung immer automatisch nach Frist und Priorität.

7. ICS‑Kalenderexport

Jede Aufgabe kann mit nur einem Klick in eine ICS‑Datei exportiert werden. Dieses universelle Kalenderformat ist plattformunabhängig und funktioniert auf nahezu allen gängigen Systemen – egal, ob du Windows, Apple oder Android nutzt. Auch intern oder extern delegierte Personen können die Exportdatei nutzen, um den ihnen zugewiesenen Task automatisch in ihren eigenen Kalender zu übernehmen.

Beispiel:
Klicke in der Detailansicht oder im Dashboard auf Kalenderexport. Die ICS-Datei wird heruntergeladen und lässt sich in jedem gängigen Kalender-Tool importieren.

8. KI‑Funktionen & Pomodoro-Timer

Der in prio‑task integrierte Pomodoro-Timer ermöglicht dir fokussiertes Arbeiten in 25-Minuten-Blöcken, gefolgt von kurzen Pausen. Bei jedem Start des Timers werden die Überschrift und die Beschreibung der aktuell ausgewählten Aufgabe anonymisiert an die KI (ChatGPT) geschickt, um dir anschließend eine Zusammenfassung oder Lösungsvorschläge zu liefern.

  • Sicherheit: Der Titel und der Beschreibungsinhalt deiner Aufgabe werden ohne jegliche weitere persönlichen Daten oder Metadaten übertragen – somit bleibt deine Identität geschützt.
  • Interaktion: Die KI liefert Handlungsempfehlungen oder eine kompakte Zusammenfassung, damit du schneller weiterarbeiten kannst.

Prio-Coach AI - Dein persönlicher Produktivitäts-Coach

Der Prio-Coach AI ist ein intelligenter Assistent, der Deine Arbeitsweise analysiert und Dir konkrete Tipps zur Verbesserung gibt.

Was macht der Prio-Coach?
  • Analysiert Deine Aufgabenverteilung und Priorisierung
  • Erkennt Muster in Deinem Arbeitsverhalten
  • Identifiziert Deinen Produktivitätstyp
  • Findet optimale Arbeitszeiten und Fokusphasen
  • Erkennt Prokrastinationstendenzen
  • Gibt konkrete Handlungsempfehlungen
Wie funktioniert die Analyse?

Der Prio-Coach analysiert:

  • Die Verteilung Deiner Aufgaben auf Kategorien
  • Die Häufigkeit und Dauer von Aufgabenbearbeitungen
  • Deine typischen Arbeitszeiten und -tage
  • Die Verweildauer von Aufgaben in verschiedenen Status
  • Deine Priorisierung von Aufgaben
Was bekommst Du als Ergebnis?

Die Analyse liefert Dir:

  • Eine Einschätzung Deines Produktivitätstyps
  • Erkennung von Stärken und Schwächen
  • Konkrete Tipps zur Verbesserung
  • Empfehlungen für optimale Arbeitszeiten
  • Strategien gegen Prokrastination
  • Hinweise zur besseren Priorisierung
Tipp: Nutze den Prio-Coach regelmäßig, um Deine Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern. Die Analyse wird alle 30 Tage aktualisiert, damit genug neue Daten für aussagekräftige Ergebnisse vorhanden sind.

C: Tipps & Tricks

Neben den Hauptfunktionen bietet prio‑task einige nützliche Kniffe, um deinen Workflow noch effizienter zu gestalten.

  • Siri-Sprachbefehle (iPhone): Erstelle dir einen Kurzbefehl in der Siri-Kurzbefehle App, der eine neue Mail an dein prio‑task-Postfach schickt. Sage z. B. "Hey Siri, neue Aufgabe" und diktiere deine Aufgabe, die dann direkt als E-Mail und damit als Task bei prio‑task landet.
  • Automatische Erinnerungen im Kalender: Nutze den ICS-Export, um Aufgabenfristen als Kalendereintrag mit Erinnerung einzurichten. So verpasst du keine Deadline mehr.
  • Aufgabenteilung: Große Aufgaben lassen sich über das Notizfeld in einzelne Teilaufgaben herunterbrechen – oder du legst jeweils neue, verknüpfte Aufgaben an.

D: Versionsinformationen & Updates

Hier findest du alle wichtigen Neuerungen der letzten Versionen auf einen Blick. Klicke einfach auf den Versionsnamen, um die Änderungen anzuzeigen.

  • Neue Kalenderübersicht für fällige Aufgaben hinzugefügt
  • Wochenweise Darstellung der fälligen Aufgaben
  • Prioritätsbasierte Farbkodierung in der Kalenderansicht

  • Neue einfache To-Do Listen: Für schnelle, unkomplizierte Aufgaben
  • Verbessertes Design: Optimierte Darstellung auf mobilen Geräten
  • Optimierte Darstellung: Verbesserte Performance bei der Aufgabenverwaltung
  • Kleinere Fehlerbehebungen: Stabilitätsverbesserungen

  • Automatische E-Mail-Erinnerungen: Neue Funktion
  • Verbesserte Kalenderintegration: Verbesserte Darstellung
  • Erweiterte Statistiken: Neue Dashboard-Ansichten

  • Wiederkehrende Tasks: Erstellen Sie automatisch wiederkehrende Aufgaben mit frei wählbaren Intervallen. Perfekt für regelmäßige Termine wie HU-Prüfungen, Müllabfuhr oder Abrechnungen.
  • Verbessertes Fehlerlogging: Systeminterne Verbesserungen für eine bessere Fehlererkennung und -behebung.

  • Kleinere Fehlerbehebungen
  • UX-Verbesserungen bei der Suche
  • Optimierung der Statusänderung
  • Verbessertes Aussehen der Aufgabenkarten

  • Verbesserte Sicherheit: Automatische Erkennung und Aktualisierung veralteter MD5-Passwörter
  • Erzwungene Passwortänderung: Benutzer mit veralteten Passwörtern werden zur Änderung aufgefordert
  • Flexible Passwortverwaltung: Möglichkeit, das Passwort jederzeit über die Einstellungen zu ändern
  • Verbesserte Benutzerführung: Klare Anweisungen und Hinweise bei der Passwortänderung

  • Aufgabenbeschreibung editierbar: Zuweisenden Tasks können nun direkt in der Beschreibung ergänzt oder geändert werden.
  • Verbesserte Statistik: Die Statistik wurde überarbeitet, um alte Aufgaben mit niedriger Priorität hervorzuheben – so werden sie nicht übersehen.

Mit Version 2.4.1 bietet prio‑task ein verbessertes System, Aufgaben gezielt an andere Nutzer zu delegieren.

  • Delegieren an interne und externe Nutzer: Interne Delegation setzt eine Vernetzung über die Einstellungen voraus.
  • Neue Status: Offen (delegiert), In Bearbeitung (delegiert), Wartet auf Rückmeldung, Erledigt (delegiert).
  • Feedbackschleifen: Der Delegierende behält stets einen Überblick über den Fortschritt.

In dieser Version wurden einige Anzeigefehler behoben und die Statistik erweitert, um den Ticketverlauf sowie den aktuellen Workload besser zu visualisieren.

Außerdem wurde die Möglichkeit geschaffen, sich mit anderen prio‑task Nutzern zu vernetzen, indem man eine Anfrage stellt (basierend auf der E-Mail-Adresse). Dies ist die Grundlage für die spätere interne Delegation.

  • Neues zweites Menü zur Filterung und Erstellung von Tasks (optimiertes Design).
  • Verbesserte Aufgaben-Darstellung – ein einziger Klick führt direkt in den Bearbeitungsmodus.
  • Delegationsfunktion erweitert: Delegierte Aufgaben werden besser überwacht; Kommentare an die verantwortliche Person sind möglich.

Neues Dashboard mit automatischer Fokussierung auf wichtige und bald fällige Aufgaben. Ältere Aufgaben rücken je nach Alter ebenfalls automatisch in den Fokus.

Ampelprinzip (Rot, Gelb, Hellblau), um Deadlines schnell zu erkennen.

Bei weitergeleiteten E-Mails werden nun HTML-Inhalte besser dargestellt und Hackerangriffe durch fehlerhaftes HTML verhindert. Der Prioritäts-Schieberegler ist klarer gekennzeichnet, und der Datumspicker löst sich im gesamten Feld aus.

Viele UX-Verbesserungen eingeführt. Neue Liste zum Einsehen bekannter Bugs und zum Melden neuer Bugs am Ende der Hilfeseite hinzugefügt.

  • Vielfältigere Farben für Kategorien: Bessere visuelle Unterscheidbarkeit bei vielen Projekten.
  • Anpassbare Reihenfolge der Kategorien: In den Einstellungen lässt sich die Reihenfolge individuell anpassen.

  • Anzeige offener und laufender Tasks pro Kategorie: Anzahl der offenen und "do"-Aufgaben auf einen Blick.
  • Erweiterter Pomodoro-Timer: Automatische Zusammenfassung plus optionaler Taskbreakdown und Scrum-Poker-Einschätzung.

Version 2.2: Kategorie ändern per Modal, E-Mailinbox, verbesserter Dark Mode.

Version 2.1: Automatisches Speichern, Statusänderungen & Toast-Benachrichtigungen, ICS-Kalenderexport, KI-Unterstützung, Responsives Layout.

Viel Spaß und Erfolg mit prio‑task!
Bei weiteren Fragen oder fehlenden Funktionen, schreibe uns einfach oder wirf einen Blick in die knownBugs.

Hast du eine Frage?